מכרזים לפני סגירה

מכרזים הם דרך בה גופים ציבוריים יכולים לרכוש מוצרים או שירותים בהתאם לצרכי הארגון במחיר המתאים ביותר. לאחר שהמכרז מתפרסם יוגשו הצעות פוטנציאליות מתאימות וכאשר תיבחר ההצעה הזוכה המכרז ייסגר. על מכרזים לפני סגירה נרחיב במאמר הבא. 

מכרזים לפני סגירה- מהו מכרז?

קודם כל יש להבין מהו מכרז בכלל. מכרז הוא הליך מאורגן בו גופים ציבוריים כמו מוסדות ממשלתיים, רשויות מקומיות, קופות חולים ועוד, פונים לציבור על מנת לקבל הצעות פוטנציאליות לרכישת מוצר או שירות מסוים. כאשר גוף ציבורי יערוך מכרז הוא יפרסם אותו לציבור על ידי אמצעי התקשורת ובאינטרנט. כל מכרז יכלול מידע על המכרז ופרטים שונים בהם פרטי התקשרות, מה המוצר או השירות הנדרשים, מה התנאים להשתתפות במכרז, מה כולל חוזה ההתקשרות ועוד. כל מי שמעוניין להגיש הצעה למכרז יוכל לעשות זאת, בהתאם לדרישות המכרז. לאחר בחירת ההצעה המתאימה ביותר המכרז ייסגר וההצעה הזוכה תתפרסם.  

מכרזים לפני סגירה- היכן נמצא מכרזים?

כפי שציינו, מכרזים של גופים ציבוריים הם מכרזים שמתפרסמים לכלל הציבור באמצעי התקשורת השונים. המקומות המרכזיים בהם ניתן למצוא מכרזים הם-

• הודעות לעיתונות
• באינטרנט באתרים של הגופים הציבוריים שפרסמו את המכרז
• באינטרנט באתר של מנהל הרכש הממשלתי
• באינטרנט באתר של רשות מקומית 
• באינטרנט באתר כל החברה למשק וכלכלה
• שירותים דיגיטליים של חברות פרטיות לניטור מכרזים

מכרזים לפני סגירה- מה השלבים לפני סגירה המכרז?

מהרגע שמתפרסם מכרז ועד לסגירת המכרזים התהליך כולל מספר שלבים. לפניכם השלבים של התנהלות המכרז לפני סגירה- 

• פרסום המכרז

השלב הראשון בהתנהלות המכרז הוא פרסום של המכרז. כפי שציינו, ניתן  לפרסם את המכרז במגוון דרכים בהן עיתונות, אתרי אינטרנט, מיילים, פניה לספקים הרשומים במאגר ועוד. בשלב פרסום המכרז יש לפרסם את הדרישות והתנאים להשתתפות במכרז. בשלב זה כל העסקים שמתעניינים במכרז צריכים לקרוא את מסמכי המכרז תוך מתן תשומת לב רבה לפרטים השונים. חשוב לבדוק האם המכרז רלוונטי עבורכם והאם אתם עומדים בתנאי הסף שלו. כמו כן, בצעו הערכה של התחרות בשוק על מנת להבין מה יידרש מכם על מנת להתמודד במכרז. לאחר שהבנתם את כל מה שכרוך בהשתתפות במכרז החליטו האם אתם מעוניינים לגשת למכרז או לא. 

• סיור ספקים/ מציעים

השלב השני בהתנהלות המכרז הוא סיור ספקים/ מציעים. הסיור יתבצע על ידי עורך המכרז. ישנם מקרים בהם סיור הספקים הוא חובה וישנם מקרים בהם הסיור יהיה רשות. פעמים רבות ההחלטה תהיה לבצע סיור ספקים/ מציעים מאחר שכולל יתרונות שונים. קודם כל, על ידי סיור ניתן להיפגש פנים אל פנים עם מוציא המכרז. כך תוכלו להציג את עצמכם ולהשאיר רושם טוב ולא לבנות רק על ההצעה שתגישו שתבלוט מעל שאר ההצעות. כמו כן, על ידי סיור ניתן לחדד את דרישות המכרז, את הסיכונים הטמונים בו ואת ההזדמנויות שהוא מציע. בנוסף, על ידי סיור ספקים/ מציעים תוכלו להיחשף למתחרים המתמודדים במכרז. כך תוכלו לאסוף מודיעין עסקי שיכול לעזור לכם להגדיל את סיכויי הזכייה במכרז. 

• שאלות ותשובות

השלב השלישי הוא שלב שאלות ותשובות. בשלב זה כל מי שמעוניין לגשת למכרז יוכל לברר סוגיות שלא ברורות לו לחלוטין ואף להעיר על נקודות כשל שזיהה, במידה שקיימות. ההמלצה שלנו היא לא להתבייש לשאול שאלות. תשאלו כל מה שעולה לכם לראש מאחר שאתם יכולים להוביל לעדכון של מסמכי המכרז לטובתכם. השאלות והתשובות יתפרסמו באופן מרוכז ופומבי. הקפידו לקרוא את כל השאלות ואת כל התשובות לעומק מאחר שיכולות לגרום לכם לקחת בחשבון דברים שלא שמתם לב אליהם עד עתה. כמו כן, ישנם מקרים בהם התשובות יכללו שינויים בתנאי המכרז ולכן חשוב מאוד להיות מעודכנים ולעקוב אחר השינויים. 

• הגשת הצעות

השלב הרביעי והאחרון לפני סגירת המכרז הוא השלב המרכזי והוא הגשת ההצעות למכרז. על מנת להגיש הצעות איכותיות ומדויקות חשוב מאוד לעקוב אחר ההנחיות של המכרז. הקפידו על התוכן שאתם מגישים ושימו לב שצירפתם את כל המסמכים הרלוונטיים למכרז לרבות רישיונות בתוקף. כמו כן, יש להוסיף להצעה פרופיל קצר על מגיש ההצעה. בפרופיל תוכלו לציין את היכולות והיתרונות של מגיש ההצעה. כמו כן מומלץ להוסיף המלצות ופרטי התקשרות עם הממליצים.

שימו לב שאתם מתמחרים את ההצעה באופן תחרותי שיגדיל את סיכויי הזכייה שלכם. בתמחור קחו בחשבון את כל העלויות הצפויות בהן כוח אדם, עלויות מימון, רכישת מסמכי המכרז, ביטוח, ציוד וחומרים ועוד. שימו לב שמחד ההצעה מתומחרת באופן תחרותי ומאידך אתם עדיין תוכלו להרוויח כסף. במידה שמדובר במכרז דינמי הגדירו סכום מינימום שלא תרדו ממנו על מנת לא להיגרר למחיר הפסדי. 

חשוב מאוד להגיש את ההצעה בזמן. אחד מתנאי הסף של המכרזים הוא הגשת ההצעות לפני המועד האחרון, במידה שהמועד האחרון עבר ההצעה תיפסל. לכן קחו זאת בחשבון. 

מכרזים לפני סגירה- שלב סגירת המכרזים

השלב החמישי בהתנהלות המכרז הוא שלב סגירת המכרזים ופרסום ההצעה הזוכה. לאחר שכל ההצעות השונות התקבלו, עורך המכרז יפתח את המסמכים על מנת לבחור בהצעה המתאימה לו ביותר. לאחר שההצעה המתאימה נבחרה, עורך המכרז יפרסם את ההצעה הזוכה באופן פומבי על מנת לאפשר למפסידים לעיין בה וללמוד מדוע היא זכתה. 

מי שלא זכה במכרז, יוכל לעיין בהצעה שזכתה ולבחור האם להגיש ערעור. במידה שעיינתם בהצעה ואתם סבורים שיש פגם בבחירה תוכלו לבחור לערער על התוצאות בתוך פרק זמן של 14 ימים. במידה שהזכייה תקינה, תוכלו לבחור להפיק לקחים ולהתכונן למכרז הבא. אופציה נוספת היא לפנות לזוכה המכרז ולהציע לו לשתף פעולה.