מערכת מכרזים מקוונת היא מערכת חדשה יחסית בה ניתן לנהל מכרזים עבור שירות או מוצר מסוימים. על ידי מערכת מכרזים מקוונת ניתן להוביל להוזלה משמעותית במחיר ואף לקיצור תהליך המכרז. על מערכת מכרזים מקוונת ועל היתרונות שלה נרחיב במאמר הבא.
מהו מכרז?
מכרז הוא הליך מאורגן שמקיימים גופים ציבוריים ופרטיים כאחד על מנת לפנות לעסקים בתחומים שונים לצורך רכישת מוצר או שירות מסוים. עריכת מכרז מאפשרת לערוך תחרות בין המציעים השונים. התחרות תתבצע בהתאם לכללים קבועים, מחייבים וידועים מראש לקראת כריתת חוזה בין עורך המכרז לבין ההצעה שתזכה. המכרז יכלול דרישות ותנאי סף אשר ההצעות שמוגשות צריכות לעמוד בהם על מנת להתמודד במכרז. כמו כן, המכרז יכלול את פרטי ההתקשרות, מה כולל חוזה ההתקשרות, מה המוצר או השירות הנדרשים ועוד. החוזה שייכרת בין שני הצדדים הוא חוזה פורמלי שמושתת על ערך חוזי קיים. לאחר בחירת ההצעה הזוכה יש לפרסם אותה ולאפשר למפסידים לעיין בה. עריכת מכרז כוללת יתרונות רבים כאשר בהם האפשרות להציע הזדמנות שווה לכל המציעים הפוטנציאליים ולהשיג יעילות כלכלית על ידי קבלת מחירים תחרותיים.
מה זה אומר?
מערכת מכרזים מקוונת היא מערכת חדשה יחסית שמאפשרת לנהל מכרזים באופן יעיל. השימוש במערכת מכרזים מקוונת הולך וצובר תאוצה ככל שהשנים עוברות. על ידי מערכת מכרזים מקוונת ניתן לנהל את התחרות בין ספקים שהוגדרו מראש. התחרות בין הספקים תהיה על המחיר הזול ביותר או על שילוב בין איכות המוצר או השירות למחיר זול. הספקים שהוגדרו מראש, יקבלו את האפשרות להגיש הצעות במערכת עבור המוצר או השירות הנדרשים. כל ספק יוכל לראות את ההצעות של הספקים האחרים ולהוריד מחיר בהתאם.
איך זה עובד?
מערכת מכרזים מקוונת ניתנת לשימוש הן ברכישה של מוצרים ושירותים והן במכירת מוצרים ושירותים. המערכת היא מערכת אינטרנטית שמאפשרת להגיש הצעות דרכה. הספקים שהוגדרו מראש, יוכלו להגיש מספר רב של הצעות לתקופת זמן מוגדרת. הספקים שהגישו הצעות שונות, יקבלו משוב על ההצעות שהגישו ממציעים אחרים בזמן אמת. כלומר, כל ספק שהגיש הצעה, יוכל לראות הצעה של ספקים אחרים ואת ההשפעה על המיקום שלו. כך הספקים יוכלו להציע מחירים זולים יותר בהתאם על מנת להציע את המחיר הזול ביותר ולזכות במכרז. ברגע שספק יציע מחיר ואף ספק לא יציע מחיר נמוך יותר המכרז ייסגר. בזכות מערכת מכרזים מקוונת ניתן להוזיל משמעותית את המחירים ולהגיע למחירי שוק.
מתי נשתמש?
כאשר יש צורך לבצע מכרז ניתן להשתמש במערכת על מנת לקצר את זמני ההליך ולייעל תהליכים. עם זאת, לא תמיד השימוש במערכת הוא השימוש המתאים ביותר. קיימים מקרים בהם ההמלצה תהיה לבצע מכרזים בשיטה הרגילה והמוכרת. מקרים אלה מקרים בהם יש סגמנטים גדולים ומורכבים שמצריכים ניתוח מעמיק של הצעות הספקים. מומלץ לבצע מכרזים רגילים גם במקרים בהם יש קריטריונים מורכבים להחלטה מלבד קריטריון המחיר. המערכת לא מסוגלת לייצג מורכבות כזו ואינה מאפשרת אנליזה של הנתונים הללו. לכן, במקרים כאלה יהיה מומלץ לבצע מכרזים רגילים.
ההבדל בין מכרז מקוון למכרז רגיל
מכרז מקוון הוא מכרז שמתבצע על ידי מערכת מכרזים מקוונת ומאפשר להגיש הצעות דרכה. לעומת זאת, מכרז רגיל, הוא מכרז שמתבצע על ידי הגשת הצעות במעטפה סגורה. מכרזים רגילים מוכרים בשיח המשפטי והם משמשים בדרך כלל רשויות מקומיות, גופים מוסדיים ועוד. במכרז רגיל יש לפרסם את המכרז בתקשורת ולאפשר הגשת הצעות במעטפה סגורה. לאחר מכן, תיבת ההצעות תיפתח על ידי ועדת המכרזים וההצעות שהוגשו ייבדקו על ידה. ההצעות ייפתחו בו זמנית ומי שהגיש את ההצעה המתאימה ביותר הוא זה שיזכה במכרז. יש לקחת בחשבון שההבדל המרכזי בין מכרז מקוון לבין מכרז רגיל הוא הצעות המחיר. בעוד שבמכרזים מקוונים הספקים צופים בהצעות המחיר אונליין ויכולים להגיש מחירים נמוכים יותר, במכרז רגיל חל איסור על הספקים לתאם הצעות מחיר. כלומר, הספקים לא יודעים מה המחירים של הספקים הנוספים ולא יכולים להתחרות בהם באופן ישיר על ידי הגשת הצעה נמוכה יותר.
מה היתרונות?
מערכת מכרזים מקוונת היא מערכת שמאפשרת לבצע מכרזים מהירים והיא כוללת מספר יתרונות-
- יתרון כלכלי- המערכת מאפשרת בראש ובראשונה להנות מיתרון כלכלי. על ידי מערכת מכרזים מקוונת, הספקים שמציעים הצעות צופים בהצעות של הספקים האחרים ויכולים להוריד את המחיר בהתאם. הלחץ הפסיכולוגי שמופעל על הספקים בנוגע להורדת המחיר הוא גדול מאוד ובזכות כך מתבצעות הוזלות משמעותיות במחיר, מהן יכול להנות עורך המכרז.
- קיצור זמנים- המערכת היא מערכת שמאפשרת לנהל את המכרז באופן מהיר במיוחד. על ידי המערכת ניתן לקצר את הזמנים על ידי ייעול התהליך. כמו כן, הכוח שיש בידי מקבלי ההחלטות פוחת ולמעשה עובר לידי התהליך וההצעות שמתקבלות בו. כך ההחלטות מתקבלות במהירות רבה.
- יתרון משפטי- המערכת היא מערכת שמאפשרת ליצור שקיפות ולהעניק הזדמנויות שוות לכל מי שמעוניין להציע הצעה למכרז. על ידי השקיפות שנוצרת החשש להטיית המכרז קטן באופן משמעותי וכך אין צורך להגיש תביעות.
- התייעלות התהליך- המערכת היא מערכת שמאפשרת לייעל את תהליך הרכש של מוצרים ושירותים שונים.
האם יש חסרונות?
התשובה היא כן. כפי שציינו קודם, במקרים בהם יש סגמנטים גדולים ומורכבים או קריטריונים מורכבים להחלטה ויש צורך באנליזה מעמיקה, ההעדפה תהיה לבצע מכרז רגיל. הסיבה לכך היא שמערכת מכרזים מקוונת לא מסוגלת לייצר את המקרים הללו ולתאר את מודל ההחלטה הנכון ואז ההצעה שתיבחר עלולה להיות שגויה ולא לתאום את תוצאות המכרז. במצב כזה המציעים עלולים לכעוס ולהתמרמר על התהליך.
