מכרז הוא הליך מאורגן בו מגישים הצעות לביצוע מיזם מסוים. בחירת ההצעות תתבצע בהתאם לדרישות המכרז ולתנאים שנקבעו מראש. מכרזים מקוונים הם שיטת ניהול מכרזים. על מכרזים מקוונים נרחיב במאמר הבא.
מכרזים מקוונים- מהו מכרז?
מכרז הוא הליך מאורגן בו פונים לקבלת הצעות על בסיס חופשית. הפניה מתבצעת לציבור מתאים לצורך ביצוע מיזם מסוים, רכישת נכס, קבלת מוצר או שירות או העסקת עובד. המכרז מאפשר עריכת תחרות שתתבצע בהתאם לכללים קבועים, מחייבים וידועים מראש לקראת כריתת חוזה. עורך המכרז מפרסם את המכרז ולמעשה מאפשר הגשת הצעות מתאימות. ההצעות שהוגשו צריכות לעמוד בתנאים שנקבעו במכרז ולהתאים לצרכים שלו. ההצעה המתאימה ביותר תיבחר על ידי עורך המכרז וייכרת איתה חוזה. החוזה שייכרת הוא חוזה פורמלי. בעריכת מכרז ניתן להחליט לפנות לציבור באופן כללי או לפנות לקבוצת מציעים מסוימת. על ידי עריכת מכרז ניתן לאפשר לכל המציעים הזדמנות שווה ותחרות הוגנת עד לבחירת ההצעה המתאימה ביותר. לאחר שההצעה הזוכה נבחרה יש לפרסם את תוצאות המכרז על מנת לאפשר למפסידים לעיין בהצעה הזוכה ולראות כיצד עונה על הצרכים של המכרז.
מה זה אומר?
מכרזים מקוונים הם שיטה חדשה לניהול מכרזים שהולכת וצוברת תאוצה עם השנים. שיטה זו פועלת כתחרות בין ספקים שהוגדרו מראש. התחרות תתבצע עבור שירות או מוצר מסוים על המחיר הזול ביותר או על שילוב בין המחיר הזול לאיכות המוצר או השירות שהוצע. כלומר, המכרז יפנה לקבלת הצעות בנוגע למוצר או לשירות מסוימים והספקים יציעו מחירים למוצר. כל ספק יוכל להוריד מחירים על מנת להיות הזול ביותר.
שיטת המכרזים המקוונים ניתנת לשימוש ברכש מוצרים ושירותים ואף לצורכי מכירות. מכרזים מקוונים מתנהלים על ידי מערכת אינטרנט בה ניתן להגיש הצעות דרך האתר. כל ספק יוכל להגיש מספר רב של הצעות מחיר לתקופת זמן מוגדרת. הספקים יקבלו משוב על ההצעה ממציעים אחרים בזמן אמת. כלומר, הספקים יכולים לראות את מיקומם בהצעות המחיר ולהציע מחיר זול יותר בהתאם. המכרז המקוון ייגמר ברגע שספק יציע מחיר ואף אחד לא יציע מחיר נמוך יותר. על ידי מכרזים מקוונים ניתן להגיע למחירים שוק ולחסוך עלויות באופן משמעותי.
קיימות מספר שיטות לביצוע מכרזים מקוונים כאשר כל שיטה עלולה להשפיע על תוצאות המכרז. לכן חשוב לבחור את השיטה המתאימה ביותר.
מתי צריך?
במידה שיש צורך לבצע מכרז, ההמלצה היא לבצע מכרזים און ליין. שיטת המכרזים מאפשרת להנות ממגוון יתרונות בולטים בהם קיצור זמנים משמעותי והוזלת מחירים משמעותית. כך ניתן לייעל את תהליך המכרז ואת תהליכי הרכש של הארגון. עם זאת, ישנם מקרים בהם ההמלצה תהיה לא לבצע מכרזים מקוונים. מקרים אלה הם מקרים בהם יש סגמנטים גדולים ומורכבים שמצריכים ניתוח מעמיק של הצעות הספקים. גם במקרים בהם יש קריטריונים מורכבים להחלטה מלבד לקריטריון המחיר. מכרזים מקוונים הם מכרזים שלא מסוגלים לייצג מורכבות כזאת ואינם יכולים לאפשר אנליזה של כל הנתונים הללו. לכן, במקרים כאלה, ההמלצה תהיה לא לבצע מכרזים מקוונים מאחר שעלולים לגרום לכעס בקרב המציעים השונים.
ההבדל בין מכרז רגיל
כפי שהבנו, מכרזים מקוונים הם מכרזים שמתנהלים על ידי מערכת אינטרנטית בה מגישים הצעות דרך האתר. מכרז רגיל לעומת זאת, הוא מכרז שמוכר בשיח המשפטי ומשמש רשויות מקומיות, מערכת הביטחון, גופים מוסדיים ועוד. במכרז רגיל, כל מי שמעוניין להגיש הצעה יעשה זאת על ידי מעטפה סגורה. ועדת המכרזים תפתח את תיבת המכרזים ותבדוק את כל ההצעות שהוגשו ואת ההתאמה שלהן למכרז. ההצעות ייפתחו בו זמנית והמציע שהגיש את ההצעה המתאימה ביותר יזכה במכרז. במכרז רגיל חל איסור על המציעים לתאם הצעות מחיר. לעומת זאת, במכרזים מקוונים המכרזים מתנהלים באינטרנט ומאפשרים לכל מציע לראות את ההצעה של המציעים הנוספים במכרז. כך המציעים יכולים להגיש הצעות שיתחרו בהצעות הנוספות במכרז באופן ישיר. כלומר, המציעים צופים בהצעות המחיר של המציעים האחרים ויכולים להגיש הצעת מחיר שתתחרה בהתאם.
יתרונות
המכרזים שמתבצעים באופן מהיר ואובייקטיבי וכוללים מספר יתרונות בולטים-
- יתרון כלכלי- על ידי מכרזים ניתן להנות מיתרון כלכלי משמעותי. הסיבה לכך היא שמאחר שהמציעים רואים את הצעות המחיר של המתחרים שלהם הם יכולים להוריד את המחיר. על המציעים מופעל לחץ פסיכולוגי רב להוריד את המחיר על מנת לזכות ופעמים רבות ההוזלה במחיר יכולה להיות משמעותית מאוד.
- קיצור זמנים- על ידי מכרזים ניתן לקצר את הזמנים בהם מגיעים להחלטות. למעשה למקבלי ההחלטות אין יכולת להשפיע על ההחלטה והכוח הוא בתהליך עצמו ובהצעות שמתקבלות. כמו כן, המכרזים המקוונים מאפשרים קיצור זמנים על ידי ניהול פרויקטים באופן יעיל יותר וקיצור זמני המשא ומתן.
- יתרון משפטי- במהלך השנים בהם משתמשים בשיטת המכרזים המקוונים לא הוגשה תביעה משפטית. הסיבה לכך היא שמרכזים מקוונים מאפשרים ליצור שקיפות והענקת הזדמנויות שוות לכל המציעים במכרז. כך החשש להטיית המכרז קטן.
- התייעלות התהליך- על ידי מכרזים ניתן לייעל את תהליך הרכש בארגונים השונים.
חסרונות
כפי שציינו, למכרז מקוון יש יתרונות בולטים רבים. אך האם יש להם גם חסרונות? כן. למעשה, כפי שציינו קודם, במקרים בהם יש סגמנטים גדולים ומורכבים שמצריכים ניתוח מעמיק של הצעות הספקים, המכרזים המקוונים לא יהיו מסוגלים לתאר את מודל ההחלטה הנכון. במצב כזה הבחירה בספק עלולה להיות שגויה או לא תואמת את תוצאות המכרז. כתוצאה מכך עלול להיווצר כעס והתמרמרות מצד הספקים שהציעו הצעות במכרז. לכן, במצב כזה המכרזים המקוונים יצרו יותר חסרונות מיתרונות ויהיה מומלץ לא להשתמש בהם.
