כאשר עורכים מכרז, מקבלים מגוון הצעות פוטנציאליות שיכולות להתאים. לאחר שבוחנים את כל ההצעות שהוגשו בוחרים את התוצאה המנצחת. לאחר מכן יש לפרסם את תוצאות המכרזים. מהו מכרז ומדוע יש לבצע פרסום תוצאות מכרזים? המאמר הבא הוא בשבילכם.
פרסום תוצאות מכרזים- מהו מכרז?
מכרז הוא הליך בו פונים לציבור על מנת לקבל הצעות פוטנציאליות לביצוע מיזם מסוים. המכרז למעשה מוביל לקיום תחרות מאורגנת בין כל משתתפי המכרז עד לבחירת ההצעה הזוכה. התחרות מתבצעת לצורך כריתת חוזה בין עורך המכרז לבין ההצעה שתיבחר. כלומר, עורך המכרז יקבל את ההצעות השונות על מנת לבחור את ההצעה המתאימה ביותר לכריתת חוזה. החוזה שייכרת בין השניים הוא חוזה פורמלי המושתת על קשר חוזי קיים. המכרז נערך לצורך ביצוע מיזם מסוים, לרכישת או מכירת נכס, לקבלת מוצר או שירות או להעסקת עובד. המכרז כולל תנאים קבועים וכל הצעה שלא תעמוד בתנאי הסף תיפסל. לאחר בחירת ההצעה הזוכה על עורך המכרז לפרסם את תוצאות המכרז.
פרסום תוצאות מכרזים- מדוע עורכים מכרז?
כפי שהבנו מכרז הוא הפנייה לקבלת הצעות פוטנציאליות מתאימות ובחירתן על בסיס תחרות חופשית. כאשר עורכים מכרז מקבלים הצעות מגוונות ויכולים לבחור את ההצעה המתאימה ביותר. למעשה מכרז נועד לענות על מספר מטרות בולטות-
- יעילות כלכלית- על ידי עריכת מכרז ניתן להשיג יעילות כלכלית. עורך המכרז מקבל הצעות פוטנציאליות רבות שכוללות הצעות מחיר רבות. כך הוא יוכל לבחור בהצעה המתאימה לו ביותר גם מבחינה כלכלית ולהנות ממחירים נוחים יותר. פעמים רבות המציעים מוזילים את המחיר על מנת להגדיל את הסיכוי שייבחרו.
- הזדמנויות שוות- כאשר עורכים מכרז מאפשרים הזדמנות שווה לכל מגישי ההצעות. כך כל מי שמעוניין יכול להגיש הצעה וההצעה המתאימה ביותר תיבחר. כך ניתן לאפשר שוויון בין כל המציעים.
- מניעת העסקת קרובים- אחת המטרות המרכזיות של עריכת מכרזים היא למנוע העסקת קרובים או מקורבים. כאשר עורכים מכרז בוחרים את ההצעה המתאימה ביותר. כך ניתן לצמצם את מקרי השחיתות האפשריים ולשמור על טוהר המידות.
פרסום תוצאות מכרזים- כיצד מתנהל מכרז?
מכרז מתנהל על ידי ועדת המכרזים. כאשר עורכים מכרז מפרסמים יש מספר שלבים קבועים בתהליך.
- פרסום המכרז
- סיור ספקים/ מציעים
- שאלות ותשובות
- הגשת הצעות
- פרסום תוצאות מכרזים
כלומר, ניהול מכרז מצריך קודם כל לפרסם אותו. בפרסום המכרז יש לפרסם את הדרישות והתנאים בהם יש לעמוד על מנת לזכות במכרז. ניתן לפנות להצעות כלליות או לפנות לקבוצה מסוימת של אנשים. לאחר הפרסום יוגשו לעורך המכרז הצעות פוטנציאליות ממציעים שמעוניינים להתקשר איתו לקראת כריתת חוזה. לאחר בחירת ההצעה הזוכה יש לפרסם את תוצאות המכרז ולאפשר עיון בתוצאות.
פרסום תוצאות מכרזים- מדוע?
כפי שהבנו, השלב האחרון בניהול מכרז הוא פרסום תוצאות מכרזים. שלב זה הוא שלב חשוב מאוד וכאשר עורכים מכרזים ציבוריים הוא נחשב לשלב חובה. למעשה על ידי פרסום תוצאות מכרזים ניתן לאפשר למפסידים במכרז לעיין בהצעה הזוכה. כך המפסידים יוכלו לראות כיצד ההצעה הוגשה, כיצד היא עונה על הצרכים של המכרז ומדוע היא נבחרה. כמו כן, על ידי פרסום תוצאות מכרזים ניתן לאפשר שקיפות בכל התהליך וכך ניתן לצמצם שחיתויות. יש לקחת בחשבון שבעריכת מכרזים פרטיים אין חובה לפרסם את ההצעה הזוכה.
פרסום תוצאות מכרזים- מי מפרסם?
כפי שציינו, מכרז הוא הליך שמתנהל על ידי ועדת מכרזים. ועדת המכרזים היא ועדה שמתמנה בהתאם לתקנות חובה המכרזים במשרדים ממשלתיים. הוועדה כוללת עד חמישה חברים בלבד ובראשה עומד מנכ"ל המשרד, או נציג מטעמו. לוועדה יש מספר תפקידים עליהם היא אחראית כאשר אחד התפקידים הוא פרסום תוצאות מכרזים. מלבד לפרסום תוצאות מכרזים הוועדה אחראית גם על פתיחת תיבת המכרזים ובדיקת ההצעות שהתקבלו. כמו כן הוועדה אחראית לבחור את ההצעה המתאימה ביותר ולנהל משא ומתן, במקרה הצורך, עם המציעים המתאימים ביותר. חברי הוועדה צריכים להיות אובייקטיבים, לשמור על הליך תקין ולהעניק לכל ההצעות הזדמנות שווה.
פרסום תוצאות מכרזים- כיצד נזכה?
כאשר מתפרסם מכרז ניתן להגיש הצעה מתאימה ולזכות במכרז. זכיה במכרז יכולה להוביל את העסק להצלחה משמעותית ולכן מדובר בצעד חשוב. אך כיצד ניתן להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז? לשם כך יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים-
- כתיבה נכונה
קודם כל וודאו שאתם כותבים את ההצעה באופן נכון וברור. חשוב מאוד למלא אחר ההנחיות של המכרז ולתת תשומת לב לפרטים, כפי שהלקוח מצפה מכם. ההצעה היא הרושם הראשוני שהלקוח יקבל עליכם ולכן חשוב שההצעה תיצור רושם ראשוני חיובי וטוב. לשם כך חשוב שהדרך והתוכן שתבחרו להציג בהצעה יהיו טובים ומדויקים.
- תוכן
חשוב להקפיד על התוכן של ההצעה. במילוי ההצעה חשוב מאוד לוודא שכל התכנים הרלוונטיים מופיעים בהצעה. כמו כן שימו לב שצירפתם את כל המסמכים החשובים לרבות רישיונות וודאו שהם בתוקף. חשוב לוודא שחתמתם על כל המסמכים השונים. שימו לב ששמרתם על מפרטי השירותים בדקדקנות רבה ושההצעה מדויקת ואיכותית. כמו כן יש לצרף פרופיל קצר על מגיש ההצעה ולכלול את היתרונות והיכולות שלו. כמו כן מומלץ להוסיף המלצות ואת פרטי הממליצים על מנת שהלקוח יוכל לפנות אליהם לקבל חוות דעת.
- נראות ההגשה
פרמטר חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון הוא נראות ההגשה. הקפידו להגיש הצעה מסודרת, אסתטית וברורה. מומלץ לכרוך את ההצעה על מנת שיהיה קל לקרוא אותה.
- הגישו בזמן
לבסוף, הקפידו להגיש את ההצעה בזמן. הגשה בזמן היא אחד מתנאי הסף של המכרז. במידה שתגישו את ההצעה לאחר המועד האחרון אתם לא תעמדו בתנאי הסף וההצעה תיפסל. לכן קחו זאת בחשבון.
