מכרז הוא הליך מאורגן בו פונים על מנת לקבל הצעות לביצוע מיזם מסוים על בסיס תחרות חופשית. על ידי מכרז, עורך המכרז יוכל לבחור בהצעה המתאימה לו ביותר גם מבחינה כלכלית. מהו מכרז וכיצד זה עובד? על כך נרחיב במאמר הבא.
מהו מכרז?
מכרז הוא הליך מאורגן בו מקבלים הצעות לביצוע מיזם מסוים, על בסיס תחרות חופשית. במכרז מקבלים הצעות פוטנציאליות המתאימות לבקשת עורך המכרז לקראת כריתת חוזה ביניהם. כאשר בעל המכרז פונה לקבל הצעות רלוונטיות לבקשתו הוא למעשה מזמין את כל המעוניינים להציע הצעות מתאימות. עורך המכרז יבחר את ההצעה המתאימה לו ביותר ויבצע כריתת חוזה. החוזה בדרך כלל יהיה חוזה לרכישת מוצר, נכס, שירות או להעסקת עובד. מדובר בחוזה פורמלי המושתת על קשר חוזי קיים.
כלומר, מכרז הוא פעולה אזרחית מסחרית שמוביל לקיום תחרות מאורגנת בין המשתתפים בו. התחרות המתבצעת במכרז מתבצעת בהתאם לתנאים הקבועים בו. המשפט הפרטי חל על המכרז ובית המשפט האזרחי מוסמך לדון בו. במידה שמדובר במכרז ציבורי, גם המשפט הציבורי יחול עליו. בבית המשפט יטפלו במכרז ויעלו את השאלה האם המכרז תקף על פי דין או שהעסקה הנעשית טעונה או פטורה ממכרז.
מה מטרת המכרז?
כאשר מפרסמים מכרז, מקבלים הצעות שונות ממגוון מציעים שמעוניינים לבצע את המיזם בו מדובר. מכרז יכול לכלול פניה כללית או פניה לקבוצת מציעים מסוימת. על ידי מכרז ניתן לפקח על תהליכי הבחירה של ההצעות המתקבלות ולצמצם מקרי שחיתות אפשריים. אחת המטרות המרכזיות של המכרז היא לאפשר שוויון בין כל המציעים ולכן כאשר נותנים יתרון לא הוגן יהיה מדובר במכרז פסול. למעשה, מכרז מתבצע על מנת לענות על מספר מטרות מרכזיות-
- יעילות כלכלית- על ידי עריכת מכרז, עורך המכרז יוכל לבחור בהצעה המתאימה לו ביותר מבחינה כלכלית. כך ניתן להשיג יעילות כלכלית ולאפשר מחירים נוחים יותר.
- הזדמנות שווה- כאשר עורכים מכרז, מאפשרים לכל מציע פוטנציאלי בתחום הרלוונטי להגיש הצעות למכרז. כך למעשה נותנים לכולם הזדמנות שווה.
- מניעת העסקת קרובים- עריכת מכרז מאפשרת לפנות למגוון רחב של מציעים פוטנציאליים שונים. על ידי כך ניתן לשמור על טוהר המידות ולמנוע או לצמצם העסקת קרובים או מקורבים.
כיצד מתנהל מכרז?
כאשר מפרסמים מכרז, מתפרסמות הדרישות והבקשות שמחפש מפרסם המכרז. הפרסום יכלול פניה למציעים כאשר הפניה יכולה להיות כללית או ספציפית לקבוצה מסוימת של מציעים. לאחר הפרסום, מפרסם המכרז יקבל הצעות שונות ממגוון מציעים פוטנציאליים שמעוניינים להתקשר איתו לקראת כריתת חוזה. במגזר הציבורי יש חובה לעריכת מכרז. לכן, השימוש המרכזי במכרז הוא במגזר הציבורי אך ניתן לעשות שימוש גם במגזר הפרטי. חובה לערוך מכרז בהתאם לחוק ולקנות חובה המכרזים.
השלבים המרכזיים בהליך המכרז-
- פרסום המכרז- השלב הראשון הוא פרסום של המכרז באופן ציבורי או באופן סגור למציעים ספציפיים במידה שמדובר בגופים פרטיים.
- סיור ספקים/ מציעים- השלב השני הוא סיור של הספקים או המציעים הפוטנציאליים של המכרז.
- שלב שאלות ותשובות- לאחר מכן נגיע לשלב השלישי בו יהיה ניתן לשאול שאלות ולקבל תשובות בנוגע למכרז.
- הגשת הצעות- השלב הרביעי הוא השלב בו נגיש את ההצעות הרלוונטיות למכרז. חשוב מאוד להגיש את ההצעות תוך מתן תשומת לב רב לפרטים של המכרז. הקפידו על דיוק וודאו שאתם מצרפים את כל המסמכים החשובים ופועלים בהתאם להנחיות המכרז.
- פרסום ההצעה הזוכה- השלב החמישי והאחרון הוא פרסום ההצעה הזוכה. במידה שמדובר במכרז ציבורי, חלה חובה על פרסום ההצעה הזוכה על מנת שהמפסידים יוכלו לעיין בה ולראות מדוע התקבלה.
סוגי מכרזים
קיימים סוגים שונים של מכרזים. ריכזנו לכם את סוגי המכרזים המרכזיים-
- מכרז ציבורי- מכרז ציבורי הוא מכרז שמקבל פרסום ציבורי ופונה לכלל הציבור הרלוונטי לאותה התקשרות. פרסום המכרז הציבורי מתבצע על ידי התקשורת ובאתרי החברות. גופים ציבוריים, משרדי ממשלה, תאגידים, חברות ממשלתיות, קופות חולים וגופים ציבוריים נוספים מחויבים לפרסם מכרזים לפני שהם כורתים חוזים. במכרז ציבורי ההצעה שתזכה תהיה הצעה שעומדת בתנאי הסף שהוגדרו במסמכי המכרז. כל הצעה שלא תעמוד בתנאי הסף תיפסל. לאחר בחירת הזוכה, מפרסם המכרז יהיה מחויב לפרסם את תוצאות המכרז על מנת לאפשר למפסידים לראות מדוע הזוכה זכה בהתאם לנדרש במכרז.
- מכרז פרטי- מכרזים פרטיים הם מכרזים שמתפרסמים על ידי גופים פרטיים. לעומת מכרז ציבורי, הגופים הפרטיים לא מחויבים לפרסם את המכרז לציבור. במכרז פרטי, מפרסם המכרז יוכל לבחור כל הצעה שנראית לו כהצעה הטובה ביותר בהתאם לצרכים שלו. גם אם ההצעה לא עמדה בתנאי הסף, היא תוכל להיבחר. לאחר בחירת הזוכה, הגוף שפרסם את המכרז הפרטי לא יהיה מחויב לפרסם את ההצעה של הזוכה. במכרזים פרטיים כל הצעה שתוגש תילקח בערבון מוגבל כלפי המציע. יש לקחת בחשבון שמפרסם המכרז יוכל לשנות את תנאי המכרז ואת הבחירות שלו בכל זמן ולכן רבים מתלבטים האם בכלל כדאי להגיש הצעה למכרז פרטי. לכן, במכרז פרטי ניתן רק לקוות שהמפרסם ינהג באופן הוגן ויאפשר הזדמנות שווה לכל המציעים.
- מכרז זוטא- מכרז זוטא הוא מכרז שניתן לרשויות מקומיות על מנת לאפשר גמישות בתפעול ובתפקוד. במכרז זה הרשויות יכולות להתקשר עם נותני שירות בחוזים בעלי היקף כספי ניכר בלי לקיים מכרז פומבי. לשם כך הוועדה תנהל רשימת ספקים וקבלנים שרשאים להשתתף במכרז ותקבע את אמות המידה לפיהן יפנו אליהם. הרשימה תהיה פתוחה לעיון הציבור וכל ספק או קבלן רשאים לבקש להצטרף לרשימה.
- מכרז BOT- מכרזי BOT, כלומר, Build-Operate-Transfer, הם מכרזים בהם המדינה מכריזה על הפרויקט והיזם ממן את הקמת הפרויקט. היזם שממן את הפרויקט ירוויח מהתפעול שלו לזמן קצוב שהוגדר מראש. בסיום התקופה הזו, הפרויקט יחזור למדינה. בדרך כלל מכרז BOT הוא מכרז שמופעל במסגרת הקמת תשתיות.
מהי ועדת המכרזים?
ועדת המכרזים היא ועדה שמתמנה בהתאם לתקנות חובת המכרזים במשרדים ממשלתיים. ועדת המכרזים כוללת חמישה חברים מקסימום ובראשה עומד מנכ"ל המשרד או נציג מטעמו. בנוסף חברי הועדה יכללו את חשב המשרד ואת היועץ המשפטי, או נציגים מטעמם. חברי הוועדה צריכים להעניק לכל המציעים הזדמנות שווה.
לוועדת המכרזים יש מספר תפקידים מרכזיים-
- פתיחה של תיבת המכרזים ובדיקה של ההצעות. יש לבדוק את ההצעות בהתאם לתנאי הסף שנקבעו במכרז.
- בחירת ההצעה המתאימה ביותר לדרישות המכרז.
- פרסום תוצאות המכרז, גם למפסידים.
- ניהול משא ומתן עם המציעים המתאימים ביותר (לא מתקיים בכל מכרז). בתום המשא ומתן הוועדה תפרסם את ההחלטה או תאפשר להגיש הצעה סופית במועד נוסף.
כיצד למלא מכרז?
זכיה במכרזים יכולה להוביל עסק להצלחה משמעותית. אך כיצד ממלאים מכרז? על מנת למלא מכרז ולעשות זאת נכון יש לעקוב אחר הטיפים הבאים-
-
הליך תקין
הטיפ הראשון על מנת למלא מכרז באופן נכון חשוב מאוד לשמור על הליך תקין על מנת לאפשר תחרות הוגנת. כלומר, חשוב מאוד לשמור על מאפיינים אתיים ועל תקינותו של המכרז. על מנת לוודא שההליך מתבצע באופן תקין תוך שמירה על מאפיינים אתיים יש לשמור על מספר פרמטרים גם מצד מגיש ההצעה וגם מצד מפרסם המכרז-
- בדיקת התאמה- קודם כל חשוב מאוד לבדוק התאמה של ספק או קבלן רשום בהתאם לכל הדרישות של המכרז. במידה שהספק או הקבלן הרשום נמצא מתאים יש צורך להוכיח את ההתאמה שלו בתנאים השונים.
- אישורים- יש להדפיס אישורים של רואה חשבון. האישורים צריכים להיות מודפסים על נייר לוגו של רואה החשבון בצורה מסודרת וברורה.
- אין לתאם הצעות מחיר- אסור למשתתפים במכרז לתאם הצעות מחיר.
- עיון בטפסי המכרז- קיימת זכות לעיין בטפסי המכרז באופן תמידי. על ידי עיון בטפסי המכרז ניתן להבהיר התאמה לעיסוק.
- תוצאות המכרז- מפרסם המכרז מחויב לדווח למשתתפי המכרז השונים על התוצאות. גם הזוכה וגם שאר המשתתפים זכאים לדעת מה התוצאות של המכרז ולעיין בתוצאות.
-
כתיבה נכונה
עוד טיפ חשוב למילוי מכרז באופן נכון הוא כתיבה נכונה. הכתיבה הנכונה מעידה על היכולת של המציע לתת תשומת לב לפרטים- כמו שהלקוח מצפה ולכן מדובר בפרמטר חשוב. חשוב לזכור שהדרך בה תציגו את עצמכם מול הלקוח והתוכן שתציגו הם הרושם הראשוני של הלקוח עליכם ולכן על מנת ליצור רושם ראשוני חיובי שיגדיל את הסיכויים שלכם לזכות במכרז, חשוב להציג את הדברים בצורה נכונה ומדויקת. על מנת להצליח בכתיבה נכונה של מכרז חשוב מאוד למלא את ההנחיות של המכרז בצורה מדויקת. כמו כן, חשוב מאוד להשתמש במונחים ובטרמינולוגיה זהה למה שכתוב במכרז עצמו.
-
תוכן
טיפ נוסף למילוי מכרז באופן נכון הוא להקפיד על התוכן של המכרז. חשוב מאוד להקפיד שכל התכנים הנדרשים יופיעו במכרז ולוודא שכל המסמכים הרלוונטיים להצעה צורפו. מלאו את המכרז בתשומת לב ובדיוק רב בלי לפספס אף פרט שעלול לגרום לכם להפסיד את המכרז.
לשם כך עקבו אחר ההנחיות הכתובות במכרז בצורה מדויקת. הקפידו להגיש את כל המסמכים החשובים לרבות רישיונות ושימו לב שהם בתוקף. כמו כן, שימו לב שאתם חותמים על כל המסמכים הרלוונטיים להגשת ההצעה. בנוסף, יש לצרף פרופיל קצר של המציע. בפרופיל תוכלו לחזק את היכולות של המציע ואת היתרונות שלו על פני שאר המציעים. מומלץ להגדיל ראש ולהציג ניסיון ויכולות מעבר לנדרש בתנאי הסף של המכרז. יש לצרף גם המלצות מלקוחות קודמים. המלצות יכולות לעזור לבעל המכרז לקבל חוות דעת על השירות שלכם על סמך ניסיון של אנשים שמכירים את העסק ומרוצים מהשירות שלו. בצירוף ההמלצות יש לציין את השם של הממליצים ודרך התקשרות. יש לקחת בחשבון שהממליץ עלול לקבל שיחה בה יצטרך לדבר אודות העסק.
-
נראות ההגשה
בהגשת הצעה למכרז חשוב מאוד להקפיד על הנראות של ההגשה. חשוב שההגשה תהיה אסתטית וברורה- אל תתנו לקוראים לנסות לפענח מה כתוב. ההמלצה היא להגיש את ההצעה מסודרת וכרוכה כך שיהיה קל לקרוא אותה.
-
דיוק
לבסוף, הטיפ האחרון על מנת למלא מכרז באופן נכון הוא לשמור על דיוק. הקפידו למלא את ההצעה באופן מדויק וחד. על מנת לשמור על דיוק חשוב לעבור על מפרטי השירותים בדקדקנות רבה. ההמלצה שלנו, לאחר מילוי ההצעה, היא לבקש מעמית שאתם סומכים עליו להסתכל ולבחון את ההצעה על מנת לוודא שהכל תקין. לפעמים צריך עין בוחנת מהצד שתעזור למצוא טעויות. יש לקחת בחשבון שככל שההצעה תהיה מדויקת ואיכותית, כך הסיכויים לזכות במכרז יגדלו.
כמו כן חשוב מאוד להגיש את ההצעה בזמן וללא איחורים. הצעות שיוגשו לאחר המועד האחרון לא יתקבלו- מדובר באחד מתנאי הסף של המכרז.
